PALC realiza primeira auditoria digital e avança na modernização do processo de acreditação

O Programa de Acreditação de Laboratórios Clínicos (PALC), da Sociedade Brasileira de Patologia Clínica/Medicina Laboratorial (SBPC/ML), deu mais um passo em seu processo de transformação digital. Nesta semana, foi realizada a primeira auditoria por meio do novo Sistema PALC, desenvolvido para digitalizar e integrar diferentes etapas do processo de acreditação.

A primeira experiência aconteceu no laboratório do Hospital Sírio-Libanês, em São Paulo, e permitiu testar na prática as funcionalidades da plataforma. O sistema foi desenvolvido pela Synctec e customizado de acordo com a norma PALC, reunindo em um mesmo ambiente informações dos laboratórios, itens de verificação, registros de não conformidades, relatórios e diferentes etapas da comunicação entre auditores, laboratórios e a equipe responsável pelo programa.

Segundo o Dr. Carlos Eduardo dos Santos Ferreira, diretor de Acreditação e Qualidade da SBPC/ML, a mudança representa a passagem de um processo predominantemente manual para um fluxo digital integrado. “Anteriormente, os auditores aplicavam os itens da norma, registravam as não conformidades e encaminhavam relatórios e respostas por e-mail, enquanto diversas informações precisavam ser inseridas manualmente. Com a auditoria digital, passamos a concentrar essas etapas no sistema, facilitando o processo tanto para a equipe da SBPC/ML quanto para os laboratórios acreditados pelo PALC”, explica.

Da escolha dos auditores ao relatório final

Na primeira auditoria digital, foi possível acompanhar o processo desde a inserção dos dados e da relação de exames do laboratório até a aplicação dos itens da norma PALC pelos auditores. As não conformidades identificadas também passam a ser registradas diretamente na plataforma.

O sistema contempla ainda etapas administrativas que anteriormente dependiam de diferentes formas de comunicação. A escolha dos auditores, a aceitação da equipe pelo laboratório e a definição da data da auditoria, por exemplo, podem ser tratadas no próprio ambiente digital.

Ao final do processo, o auditor líder pode inserir o relatório confidencial destinado à Comissão de Acreditação e à Gerência da Qualidade. Após a avaliação, as comunicações relacionadas às diferentes etapas são enviadas automaticamente pelo sistema. “Hoje, basta acessar o item da norma e registrar a não conformidade, e a informação já permanece no sistema e segue para o relatório. Antes, o auditor líder precisava receber todas as não conformidades, compilá-las em um único documento e só depois submetê-lo. A digitalização elimina etapas e digitações desnecessárias”, destaca Ferreira.

Informações estruturadas para aprimorar o programa

Além de proporcionar mais agilidade e organização às auditorias, a plataforma abre caminho para uma utilização mais estratégica das informações geradas pelo PALC. Com os dados estruturados e parametrizados, será possível desenvolver relatórios que permitam identificar, por exemplo, as não conformidades mais frequentes e acompanhar a evolução do menu e do volume de exames dos laboratórios.

Até então, parte desse trabalho dependia da compilação manual de informações em planilhas. A construção progressiva de uma base de dados deverá ampliar a capacidade de acompanhamento e análise do programa. “À medida que tivermos todas essas informações inseridas de maneira estruturada, poderemos gerar relatórios específicos e conhecer melhor aspectos como as não conformidades mais frequentes, a evolução do menu de exames e a volumetria de cada laboratório”, afirma o diretor.

Implantação será gradual

A adoção do Sistema PALC ocorrerá de forma progressiva. A SBPC/ML já promoveu oficinas de treinamento para os auditores e, após a primeira experiência prática, seguirá acompanhando a utilização da ferramenta e orientando os laboratórios durante a migração.

A implantação também deverá contemplar as diferentes modalidades de auditoria do programa, incluindo as de acreditação e de manutenção, respeitando as particularidades de cada processo. “A ideia é incorporar o sistema aos poucos, inclusive para que auditores, laboratórios e nossa equipe passem por essa fase de aprendizado. Fizemos várias oficinas de treinamento e agora avançamos passo a passo na utilização da plataforma e na orientação dos laboratórios”, conta Ferreira.

O objetivo é que as próximas auditorias sejam progressivamente incorporadas ao ambiente digital. Como o ciclo de acreditação tem duração de três anos, a expectativa é que, ao longo desse período, os laboratórios e suas respectivas auditorias sejam integrados ao sistema, formando uma base cada vez mais robusta de informações.

“Quando completarmos esse ciclo e tivermos os laboratórios e as auditorias inseridos no sistema, teremos um banco de dados robusto, que permitirá gerenciar melhor essas informações no futuro. É um avanço que agrega qualidade ao PALC e contribui para o aprimoramento da medicina laboratorial”, conclui o Dr. Carlos Eduardo dos Santos Ferreira.